Las pymes y organizaciones muchas veces enfrentan problemas en la gestión interna o externa, debido a la falta o escasa incorporación de tecnología o tal vez usando sistemas obsoletos de difícil y costoso mantenimiento.
Algunos argumentan que no han invertido en tecnología porque no hay sistemas que se adapten a las necesidades que ellos tienen o los que sí se adaptan son costosos y complejos.
Muchos han tenido la mala experiencia de contratar a programadores independientes o dentro de la empresa pensando que era la mejor opción entre precio y producto para solucionar las necesidades de sistemas. Y rara vez la empresa queda satisfecha con el resultado final obtenido.
Habitualmente en una instalación tradicional de un software comprado o desarrollado por programadores independientes involucra muchas tareas y gastos ocultos: la compra de servidores, conectividad con ancho de banda simétrico si es que brinda acceso a usuarios externos; proveer un lugar físico seguro con para poder albergar los equipos; comprar licencias de software para ejecutar las aplicaciones; sistemas UPS para prever cortes de energía; una sala con refrigeración; servidores de backup externos para proteger la información en casos de contingencias, y varios más. Todo esto sin contar los recursos humanos para administrar, mantener y actualizar las aplicaciones y los servidores.
Pensando en la complejidad y en la total insatisfacción de los clientes y gracias a la evolución de la tecnología se hizo posible el advenimiento de un modelo de software llamado SaaS (Software as a Service) que es una término que describe a un "Software como servicio" en el cual los usuarios tienen a disposición sistemas para ser usados a través de la internet.
Con este modelo, la empresas u organizaciones no necesitan comprar su software, el proveedor es el responsable de proveer los sistemas, mantenerlos y ponerlos a disposición de sus clientes, además de la responsabilidad de proporcionar la seguridad de los datos y garantizar su confiabilidad.
El cliente solo paga por el uso de las aplicaciones y servicios con una factura mensual fácilmente calculable y acordada con el proveedor.
En este modelo de pagar por servicio podemos imaginar un ahorro en recursos económicos tanto en hardware y software, como así también en recursos humanos que brindan soporte, administración y desarrollo de mejoras. Según la consultora norteamericana Gartner Group, el modelo SaaS de aplicaciones puede reducir el costo de explotación de aplicaciones al 50% o más.
Un punto importante a considerare es la baja inversión inicial para la puesta en marcha de los sistemas ya que lo libera de los altos costos de iniciar un desarrollo, adquirir infraestructura, costos administrativos y tiempos de implementación.
Los usuarios pueden acceder desde cualquier lugar a los datos e información de los sistemas siempre que cuenten con acceso a Internet.
La pandemia que ha azotado el mundo desde inicios del 2019 ha cambiado algunas formas de hacer las cosas por lo que necesitamos adaptarnos a nuevos formatos operativos.
Después de todo, la necesidad de distanciamiento social y medidas de seguridad para tratar de prevenir una mayor propagación del virus ha alterado drásticamente las relaciones. No fue diferente con las organizaciones, en este contexto SaaS permitió movilizar al personal y seguir operando en forma descentralizada.
Otra cuestión interesante es que los usuarios ya no tienen que preocuparse si su hardware es suficientemente potente como para utilizar una determinada aplicación o si la instalación de un programa creará conflictos con un software ya instalado o sobre la versión del sistema operativo.
Una ventaja es que SaaS evita también la pérdida de información en caso de fallos en los dispositivos de los usuarios.
Adoptar esta tecnología de "Software como servicio" para el uso sistemas de gestión en las organizaciones es sumamente beneficiosa, ya que le permite la posibilidad poder implementar un sistema y pagar un costo mensual fijo vs. el desembolso de un alto capital inicial, como así también eliminar los dolores de cabeza asociados con la gestión del sistemas instalados en forma tradicional e incrementar la velocidad de implementación y la capacidad para poner en marcha más rápido la aplicación que se adapte a las necesidades.
